Ao ler o livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen, conheci o método GTD (Getting Things Done). Mesmo percebendo que eu já aplicava alguns conceitos do método sem saber, foi a partir dessa leitura que comecei a organizar melhor minhas tarefas e projetos, trazendo mais clareza sobre onde investir meu tempo e energia.
Neste artigo vou compartilhar o que aprendi sobre o método GTD, as mudanças práticas que implementei e como isso me ajudou a transformar a ideia deste blog em realidade.
O que é o método GTD
O GTD é um sistema de produtividade criado por David Allen que parte de uma premissa simples: sua mente é péssima para guardar tarefas, mas excelente para processar informações.
A ideia central é tirar tudo da sua cabeça e colocar em um sistema confiável. Quando você para de usar energia mental tentando lembrar o que precisa fazer, sobra espaço para focar no que realmente importa: FAZER.
O método se estrutura em cinco etapas:
Capturar — coletar tudo que chama sua atenção (ideias, tarefas, compromissos) em caixas de entrada específicas, sem filtro ou julgamento.
Esclarecer — processar cada item capturado e decidir o que ele significa. É uma ação? É referência? É lixo?
Organizar — colocar cada item no lugar certo do sistema. Ações vão para listas de contexto, projetos ganham uma lista própria, referências vão para arquivos.
Refletir — revisar regularmente seu sistema para manter tudo atualizado e alinhado com suas prioridades. A revisão semanal é o coração dessa etapa.
Engajar — escolher com confiança qual ação tomar agora, baseado no contexto, tempo disponível e energia.
O que me chamou atenção no GTD foi algo muito simples: saber exatamente o que fazer a seguir. Antes, eu tinha listas enormes de tarefas vagas sem prioridade clara, então escolhia de acordo com o que estava mais a fim de fazer. Com o GTD, aprendi a transformar “fazer o blog” em “registrar domínio”, “escolher a stack”, “escrever primeiro post” — ações concretas que eu podia executar. Foi assim que ele nasceu.
Capturar
A primeira etapa do GTD é tirar tudo da cabeça. Parece simples, mas o desafio real é ter um sistema tão rápido e acessível que você não hesite em usá-lo.
Hoje eu capturo todas as tarefas, sejam pessoais ou do trabalho, em uma única lista no Microsoft To Do. A escolha dessa ferramenta foi puramente prática: consigo adicionar itens rapidamente pelo celular ou computador, e isso é crucial. Se o sistema não for rápido, você volta a guardar coisas na cabeça.
Minha estrutura é simples: uso tags no formato #[nome do projeto] para categorizar. Por exemplo:
#pessoal comprar pilha para o controle remoto#projetoX refinar task relacionado a cálculo de imposto#blog escrever seção sobre captura do GTD
Tudo vai para a mesma caixa de entrada inicialmente. A organização por projeto vem depois, na etapa de esclarecer e organizar. O importante aqui é capturar sem fricção.
O maior aprendizado dessa etapa foi entender que o inbox não precisa estar vazio o tempo todo. Ele é um buffer, um lugar temporário. O que importa é que cada item capturado não fique vagando na sua mente ocupando espaço mental.
Esclarecer
Depois de capturar, vem a parte que mais exige disciplina: processar cada item e decidir o que ele realmente é.
O GTD propõe uma série de perguntas simples mas poderosas:
- Isso é acionável?
- Se sim, qual é a próxima ação física concreta?
- Isso faz parte de um projeto maior?
- Posso fazer em menos de 2 minutos? Então faço agora.
Eu processo minha caixa de entrada logo pela manhã, quando sento no computador, antes do horário de trabalho começar. Como a maior parte das minhas tarefas consigo executar pelo computador ou celular, já ataco as que são rápidas nesse momento. Na minha cabeça, a medida não é exatamente 2 minutos, mas sim o que é rápido ou o que já está claro na minha cabeça o que precisa ser feito.
Um exemplo real: capturo #pessoal resolver problema com internet. Na etapa de esclarecer, transformo isso em #pessoal ligar para provedora e solicitar visita técnica. A diferença parece sutil, mas é enorme. A primeira é vaga e me faz pensar “o que eu preciso fazer?”. A segunda é clara e executável.
Muitas vezes, ao esclarecer uma tarefa, percebo que ela precisa ser quebrada em múltiplas ações. O que entra como #blog publicar artigo sobre GTD se desdobra em #blog revisar texto final, #blog gerar imagem de capa, #blog fazer commit no repositório. Cada uma vira um item separado e acionável.
Itens que não são acionáveis vão para outras categorias:
- Referência: informações que podem ser úteis depois (uso o Google Keep para isso, mas pouco)
- Algum dia/talvez: ideias que não são prioridade agora mas quero revisitar
- Lixo: coisas que perdem relevância e podem ser descartadas
O erro que eu cometia antes era deixar tudo misturado na mesma lista, sem distinção entre o que era ação, referência ou apenas ruído.
Organizar
Com os itens já esclarecidos e as ações definidas, chega o momento de organizar tudo no sistema de forma que faça sentido para execução.
É aqui que defino as datas de conclusão para cada tarefa. Essa definição não é aleatória, ela se baseia no que é mais importante e urgente no momento. O GTD não é sobre fazer tudo, mas sobre fazer o que realmente importa no tempo certo.
Uma prática que adotei e faz muita diferença: agrupo tarefas por contexto. Por exemplo, tarefas que preciso resolver saindo de casa eu deixo para serem feitas durante uma única saída. Nada de sair três vezes para resolver coisas que poderiam ser resolvidas em uma única ida à rua. Isso economiza tempo e energia mental.
No Microsoft To Do, minha organização fica assim:
- Tarefas com data definida aparecem no “Meu Dia” ou na visualização por data
- Tarefas organizadas por
#tagsde projeto ficam agrupadas e fáceis de filtrar - Tarefas de mesmo contexto (como as que exigem sair de casa) ganham prioridade conjunta
O segredo dessa etapa é criar um sistema que você consiga navegar rapidamente. Se você precisa pensar demais para encontrar uma tarefa ou entender o que fazer a seguir, o sistema está complicado demais.
Refletir
O GTD propõe a revisão semanal como o ritual mais importante do sistema. É o momento de olhar para tudo que está em andamento, atualizar o que mudou, limpar o que não faz mais sentido e garantir que você está focando no que realmente importa.
Na prática, eu faço isso de forma mais distribuída. Durante o processamento matinal da caixa de entrada, já aproveito para dar uma olhada geral nas tarefas dos próximos dias. Se algo perdeu relevância ou precisa ser reagendado, ajusto ali mesmo.
Aos domingos à noite faço uma revisão mais completa, mas geralmente mudo pouca coisa. O objetivo principal é me certificar de que não deixei nada passar na lista de entrada e que a semana que vem está bem mapeada.
Esse processo de reflexão constante me ajuda a:
- Identificar tarefas que estão paradas há muito tempo
- Ajustar prioridades conforme o contexto muda
- Manter o sistema enxuto, eliminando itens que viraram ruído
Um ponto importante: para mim, projetos maiores são aqueles sem clareza de execução. Podem até ser tarefas rápidas, mas a falta de clareza me paralisa um pouco. Para resolver isso, tento encaixar essas tarefas em um bloco do dia que sei que terei mais tempo e foco para pensar nelas com calma.
Minha lista “algum dia/talvez” não é muito grande porque durante as revisões acabo descartando o que já vejo que não faz mais sentido. Mas o blog, por exemplo, ficou um bom tempo nessa lista antes de virar um projeto ativo.
A confiança no sistema é justamente isso: saber que se algo está lá, é porque importa. E se importa, vai aparecer no momento certo para ser executado.
Engajar
Com tudo capturado, esclarecido, organizado e revisado, chega o momento de escolher o que fazer agora e executar.
As datas me ajudam a identificar um dia produtivo. Se encerro o dia com as tarefas planejadas finalizadas, tenho aquela sensação de dever cumprido. Mas trabalho com flexibilidade, principalmente porque meu dia pode ser interrompido com tarefas mais urgentes que exigem atenção imediata, e aquele planejamento inicial muda totalmente.
Em algumas situações remanejo tarefas entre dias de acordo com minha energia. O importante é que a tarefa não é excluída, ela será feita em outro momento, desde que não gere impacto negativo por não ter sido realizada na data inicialmente planejada.
O maior ganho do GTD para mim está exatamente aqui: consigo focar em uma tarefa sem aquela ansiedade ou pensamento de que estou deixando de lado outras mais importantes ou com prazo apertado. Elas já estão planejadas e vão aparecer no momento certo. Posso focar na tarefa atual com tranquilidade e, na hora certa, focar nas outras.
Antes do GTD, eu constantemente duvidava das minhas escolhas. Estava fazendo a coisa certa agora? Tinha algo mais urgente? Estava esquecendo algum prazo? Essa fricção mental constante consumia energia e atrapalhava a execução. Com o sistema funcionando, essa ansiedade praticamente desapareceu.
Adaptando ao seu contexto
O GTD não é um sistema perfeito que me transformou em um robô produtivo. Tem horas do dia que ainda procrastino, ou estou em um dia ruim e simplesmente não rendo. A diferença é que agora sei exatamente qual tarefa eu deveria estar fazendo e não estou. E tudo bem, isso faz parte do ser humano.
O método se tornou natural para mim. Executo ele muitas vezes de forma inconsciente, não é algo que paro e penso “agora vou aplicar o método GTD”. Na verdade, essa virou simplesmente a forma como me organizo.
Acredito que não sigo o método à risca como sugerido por David Allen no livro, mas é o que funciona para mim. E esse é o ponto principal: adapte o GTD à sua realidade.
Leve deste artigo os pontos que achar importantes de serem aplicados. Escolha suas ferramentas preferidas - podem ser as ferramentas Microsoft, Google, Notion, ou ainda apenas um bom papel e caneta. O que importa é criar um sistema confiável que funcione para você.
Se este artigo te ajudou de alguma forma, fico feliz. E se você também está com projetos na gaveta esperando o momento certo, talvez valha a pena dar uma chance para o GTD.